Внедрение информационной системы на предприятии

1. Описание результатов этапа инициации проекта

1.1 Обосновать необходимость инициации проекта

Компания ООО «Газпромнефть-Снабжение» управляет складскими объектами общей площадью 2 млн. метров квадратных, а грузооборот компании составляет 4 млн. тонн ежегодно. В процессе ведения логистической и закупочной деятельности от компании-оператора требуется обобщать информацию о движении материально-производственных запасов, контролировать производимые с ними операции и обеспечивать их сохранность на протяжении длительного периода времени.
Компания ООО «Газпромнефть-Снабжение» обладает большими площадями складских объектов. Всего их 3 объекта, общей площадью 40,4 га.
Организация складского учета в ООО «Газпромнефть – Снабжение» регламентирована внутренним нормативным документом СК-03.01.04.01.02 «Порядок управления складами».
Целями процесса организации управления складами являются:
 повышение эффективности выполнения складских операций;
 оптимизация размещения МТР и использования складских площадей;
 повышение уровня контроля складских запасов;
 оптимизация процесса учета движения и хранения МТР.
К задачам процесса организации управления складами относят:
 обеспечение своевременного и точного учета МТР, поступающих на склады Группы компаний ГПН, соблюдением требуемых условий хранения;
 регламентацию процесса взаимодействия участников при выполнении операций складской логистики;
 разграничение ответственности в рамках процессов управления складами.
ООО «Газпромнефть – Снабжение» осуществляет складскую деятельность по следующим направлениям: планирование деятельности складского комплекса; приемка МТР; хранение МТР; отпуск МТР; инвентаризация на складе.
Для осуществления складской деятельности в ООО «Газпромнефть – Снабжение» используются следующие виды документации:
- товарно-сопроводительные документы;
- документация по оформленным несоответствиям (коммерческий акт, акт по форме М-7, фотоматериалы);
- документы по поступлению МТР (акт о приемке, приходные документы, товарная накладная, счет-фактура, сертификат качества и пр.);
- документы по ликвидации основных средств (акты по ОМ, накладные, реестры ОС и пр.).
К ключевым показателям процесса складской деятельности относится сохранность МПЗ клиентов. ООО «Газпромнефть – Снабжение» МПЗ других дочерних компаний ГПН, что определяет специфику складской деятельности данного логистического оператора.
Ключевые показатели по складскому комплексу в обобщенном виде приведены в таблице 1.
На основании данной таблицы можно сделать вывод, что в 2020 году была снижена грузопереработка на 14%, но в 2021 году по сравнению с 2020 годом она выросла на 4%.
По объему закупок ТМР на складе наблюдается стабильный рост: в 2020 году на 2%, в 2021 году на 38%.
Увеличение показателя по переработке груза показывает рост и расширение складской деятельности оператора - ООО «Газпромнефть – Снабжение». Данная компания развивается, наращивает объемы складской деятельности. Данный вывод подтверждается проведенным ранее финансовым анализом.
Так же можно сделать вывод, что с ростом складских площадей, увеличение грузооборота в компании ООО «Газпромнефть – Снабжение» растут риски, связанные с учетом и сохранностью МТР. Именно поэтому важна и актуальная деятельность касательно внутреннего аудита.
Наиболее проблемным является деятельность ООО «Газпромнефть – Снабжение» касательно оборачиваемости закупок, и запасов на складе. То есть закупочной деятельности и бизнес-процесса «Организация учета складской деятельности».
Можно сформулировать следующие проблемные аспекты:
- отсутствие специализированного программного средства для реализации закупочной деятельности (ранее закупки проводились через систему бухгалтера 1С бухгалтерию, и специалистов отдела закупок нет к данной информационной системе доступа, свою деятельность они ведут вручную);
- рост кредиторской задолженности (повышение объема закупок по авансовой системе приводит к росту кредиторской задолженности, сложности отслеживания в ручном режиме специалистам закупочной деятельности, что может привести к возникновению просроченной кредиторской задолженности и негативно отразится на взаимоотношения с поставщиками).
Поэтому необходимо внедрение информационной системы для осуществления учетной складской деятельности.

1.2. Описать цели проектирования

В ООО «Газпромнефть-Снабжение» методика аудита сохранности и учета материально-производственных запасов имеет некоторые недостатки:
- в ежегодной инвентаризации осуществляется проверка только сохранности МПЗ;
- в циклической инвентаризации осуществляется только количественная проверка МПЗ, не всегда изучаются и проверяется правильность исполнения условий хранения;
- оба вида инвентаризации осуществляются вручную, без применения информационных систем и программных средств.
Цели проектирования, то есть внедрения информационной системы:
- обеспечение эффективного внедрения передовых методов и политик в области качества;
- обеспечение соответствия требованиям многоуровневого аудита процессов;
- снижение требования к квалификации аудитора, позволяя получать знания и советы по проведению аудита непосредственно через интерфейс решения;
- выделение области, требующие улучшения путем быстрого и легкого создания графических и числовых отчетов;
- обеспечение экономию времени за счет автоматического управления всей аудиторской функцией: от подготовки до формирования выходного отчета;
- обеспечение все требования к качеству, включая: ISO 9000/9001, ISO 13485, ISO 14000/14001, ISO 14971, ISO 17025, ISO 22000, HACCP, TL 9000, TS-16949, AS 9100, OHSAS 18000 и многие другие;
- формирование обновляющуюся базу знаний по всем процессам, которая останется в организации независимо от любых обстоятельств (например, уходе ведущих сотрудников).

1.3. Описать уникальный продукт или услугу или событие, которые будут результатом выполнения проекта

Система АС РОЛЬФ важна, прежде всего, как общая база данных по поставщикам, по текущим и завершённым закупкам, то есть данная информационная система будет использоваться сотрудниками отдела закупок и сотрудниками склада.
Планируется в АС РОЛЬФ сформировать разделы:
- прямые закупки у производителей запасных частей;
- закупки запасных частей через дилеров/посредников производителей;
- реализация автоматического заказа определённой категории запасных частей, которые на складе подходят к концу.
АС РОЛЬФ будет отображать основной доступ – для прямых закупок, для менеджеров компании и клиентский доступ - для дистрибьюторов/посредников, чтобы менеджерам по закупкам ООО «Газпромнефть-Снабжение» проще было получать информацию по наличию необходимого товара, отслеживать сроки производства или/и поставок, оплаты, отгрузки. Менеджеры по закупкам ООО «Газпромнефть-Снабжение» тем самым будут разгружены, у них высвободится время для прямых закупок и поиска новых поставщиков.
Основные пункты меню АС РОЛЬФ- программного средства для реализации закупочной деятельности собственной разработки:
- учет запасных частей на складе: вывод отчетов по наличию, остатков;
- отображение мест хранения запасных частей, находящихся в наличии на складе;
- отражение объемов запасных частей на складе в наличии;
- отражение заказов запасных частей инженерами отдела закупок;
- перечень поставщиков и отражения привязки к ним запасных частей на складе и к заказу;
- автоматический анализ остатков запасных частей на складе на основании выставленных вручную лимитов остатков инженерами отдела закупок;
- автоматическая отправка заказа по запасным частям, численность которых на складе в наличии приближена к установленному инженером отдела закупок минимальному лимиту.
Реализация внедрения АС РОЛЬФ будет способствовать следующим положительным изменениям в деятельности ООО «Газпромнефть-Снабжение»:
- автоматизация системы закупок будет способствовать повышению эффективности деятельности ООО «Газпромнефть-Снабжение», которая будет выражаться через увеличение выручки на плановые 20% (по опыту других компаний, которые внедрили данную систему закупок);
- новые услуги: выбор товаров, он-лайн консультации с ответственным менеджером-куратором у компании или предприятия поставщика, отслеживание состояния заказа по закупке и т.д.;
- создание внутренней базы поставщиков данных компании на базе существующей 1С.
Так как разработка АС РОЛЬФ будет осуществляться специалистом отдела ИТ ООО «Газпромнефть-Снабжение», то на данный этап оптимизации системы закупок расходов не будет. Данный сотрудник осуществляет разработки в рамках оплаты труда.

1.4. Задать уровень качества результата

Особенности предлагаемой инфраструктуры РАМ (рабочего автоматизированного места) для закупочной деятельности ООО «Газпромнефть-Снабжение»:
- серверное оборудование изношено на 100% - требуется замена;
- текущий канал связи в 10 Мбит не покрывает потребности – необходимо расширение до 100 Мбит;
- принятие ФЗ-126. В связи с чем появилась необходимость авторизовать всех пользователей для подключения к WI-FI сети;
- программное обеспечение дает сбои. Отсутствует необходимый контроль за бухгалтерской и финансовой деятельностью.
В таблице 2 приведены критерии успешности реализации предлагаемого мероприятия по внедрению специальной информационной системы в деятельность управления компанией с учетом экономической информации и информационных технологий.